KARAWANG – Hari Kearsipan Nasional diperingati setiap 18 Mei. Di Tahun 2021 ini, hari kearsipan memasuki usianya yang ke-50 alias setengah abad. Berkenaan dengan itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Karawang saat ini tengah mematangkan digitalisasi arsip berbasis aplikasi.
“Peringatan setengah abad hari kearsipan saat ini jadi momentum bagus, walaupun Karawang saat ini masih merintis era digital 4.0,” ungkap Kepala Bidang Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Karawang, Oetami Noviana.
Dijelaskannya, Hari Kearsipan ke-50 mengusung tema “Tahun Emas Kearsipan: Satukan Langkah Mewujudkan Arsip Digital”.
“Segala sektor kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara saat ini tidak lepas dari informasi digital yang berdampak pada bidang kearsipan,” tuturnya.
Oetami mencontohkan, untuk memudahkan masyarakat mengakses dokumen kependudukan pribadi, pihaknya saat ini tengah merancang aplikasi bernama ‘Subang Larang’.
“Aplikasi ini berguna ketika masyarakat ingin mengetahui apakah dokumennya telah tercatat di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) atau belum.”
“Jadi tidak perlu repot-repot datang ke kantor dinas maupun kecamatan. Akses tersebut ada dalam genggaman lewat aplikasi subang larang,” tuturnya.
Dokumen yang dimaksud, kata Oetami, ialah akte kelahiran. “Dokumen kependudukan berupa akte kelahiran dari tahun 80-an sampai 2009,” sebutnya.
Hal ini, menurutnya, berguna saat ingin mendaftarkan anak-anak sekolah, proses perceraian maupun kebutuhan lainnya. “Sehingga bisa dilihat dan diurus lagi dokumennya kalau arsipnya hilang,” imbuh Oetami.
Meskipun, diakuinya, rancangan aplikasi tersebut belum bisa diunduh secara umum.
“Masih finalisasi. Mudah-mudahan tahun depan rilis dan sudah digunakan,” ujarnya.
Diharapkannya, momentum kearsipan bisa dijawab sedikit demi sedikit perannya lewat ajakan untuk tertib arsip. “Kita harapkan tertib arsip dapat terwujud, baik itu masyarakat, lembaga, swasta maupun pemerintah,” ucap Oetami.
Sebab menurutnya, itu semua akan bermanfaat pada masanya. “Terkadang kita sering lengah terhadap dokumen pribadi maupun kelembagaan, jadinya kita baru sadar ketika baru butuh,” pungkasnya. (kie)
